Politique de protection des données
La société Ô cote des parents SARL au capital de 7 500 € – RCS TOULOUSE 494 635 444, siège social 8 rue Louis courtois de viçose 31100 TOULOUSE, recueille et traite des données à caractère personnel dans le cadre de son activité de garde d’enfants à domicile et d’entretien de maison.
Une donnée à caractère personnel (ci-après « données personnelles ») désigne toute information susceptible de se rapporter à une personne physique identifiée ou identifiable directement ou indirectement. La mise en œuvre de traitements automatisés de données personnelles est régie par :
- Le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, ci-après désigné « RGPD ». Le RGPD impose au responsable d’un traitement de fournir à la personne concernée un certain nombre d’informations,
- La Loi n°78-17du 06 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, modifiée par la loi du 6 août 2004, ci-après désignée « Loi Informatique et Libertés »,
- La Loi n°2018-493 du 20 juin 2018, ci-après désignée « Nouvelle Loi Informatique et Libertés ».
La présente « Politique de Protection des Données Personnelles » a pour objet d’informer toutes les personnes physiques concernées et s’applique à l’ensemble des sites internet, des extranets et applications utilisés par la société Ô cote des parents.
1 -Identité et coordonnées du responsable de traitement
Le responsable de traitement est Mme SAID Nathalie, directrice d’O Cote des parents 8 rue Louis courtois de viçose 31100 TOULOUSE.
Mail de contact : planning@ocotedesparents.fr / Téléphone : 05 62 48 41 30.
Le prestataire assurant l’hébergement du site ainsi que le stockage des informations est la société Alwaysdata, SARL au capital de 200 000 €, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 492 893 490 dont le siège social se trouve 91 rue du Faubourg Saint Honoré – 75008 Paris.
2 - Données collectées
Ô Côté des Parents collecte directement ou indirectement tout ou partie des données suivantes :
- Identification des prospects/clients/candidats/salariés (nom, prénom, date de naissance, nationalité, numéro de sécurité sociale des intervenants, numéro allocataire CAF/MSA des clients concernés),
- Identification des enfants accompagnées mineurs de moins de 15 ans ou non (nom, prénom, date de naissance, classe, adresse de l’école ou des activités extrascolaires, contraintes physiques ou psychiques si existant, habitudes de vie),
- Coordonnées postales, électroniques et téléphoniques,
- Connexion (adresse IP, pages web consultées, logs de connexion, mot de passe),
- Suivi des interventions (historique des demandes liées à la prestation),
- RIB, Paiement (moyens et historiques des paiements),
- Avis sur les services proposés par Ô Côté des Parents,
- Réclamations,
- Identification des entreprises tiers partenaires (nom, prénom, coordonnées postales, électroniques et téléphoniques des contacts).
En tout état de cause, les données personnelles collectées se limiteront toutefois aux données nécessaires aux finalités exposées au paragraphe ci-après.
3 - Informations relatives aux enfants gardés (mineurs ou non)
Le site d’Ô Côté des Parents est destiné aux familles et aux candidats de plus de 18 ans. Les données personnelles des enfants gardés (mineurs de moins de 15 ans, ou plus) collectées dans le cadre de la mise en place du suivi de leur garde, bénéficient des mêmes mesures de sécurité que toute autre donnée personnelle.
4 - Finalités des traitements mis en œuvre
La finalité d’un traitement correspond à l’objectif poursuivi, le besoin auquel il répond pour le responsable du traitement. Les données personnelles font l’objet de traitements informatisés pour les finalités et dans les conditions précisées ci-dessous :
Pour les candidats et les salariés :
- Collecte des informations nécessaires à la validation ou préparation de l’entretien de recrutement,
- Préparation des éléments nécessaires à la rédaction des contrats de travail, et dossier du salarié.
- Exécution des obligations d’employeur (déclarations URSSAF, arrêt maladies…),
- Création d’un espace personnel sécurisé du cahier de vie numérique / suivi des heures par télétransmission.
- Envoi d’informations sur les activités de Ô Côté des Parents (Newsletter interne)
- Réalisation d’enquête QVCT.
Pour les prospects et les clients :
- Etablissement des différents devis demandés,
- Etablissement et mise en place du contrat de prestation,
- Gestion des demandes et du compte client : suivi des demandes de garde, gestion des affectations d’intervenants, gestion des opérations financières liées à la facturation et aux paiements, traitement d’éventuels impayés,
- Création d’un espace personnel sécurisé du cahier de vie numérique
- Exécution des formalités administratives prévues au contrat (attestations PAJE, attestations fiscales, gestion de la PCH),
- Envoi d’informations sur les activités de Ô Côté des Parents (Newsletter interne)
- Réalisation d’études de satisfaction, d’avis et de recommandation, traitement des réclamations, statistiques de performance de notre site.
5 - Durée de conservation
Pour les candidats et les salariés :
-Candidat non retenu : 2 ans à compter de la date d’entretien
– Candidat sélectionné : 2 ans à compter de la date d’entretien
-Salariés : 5 ans à compter du départ du salarié
Pour les prospects et les clients :
-Prospect : 3 ans à compter de la date du dernier contact
-Client : Durée de la relation contractuelle
-Passé ces délais, les données pourront être anonymisées à des fins statistiques.
6 - Destinataires
Les données personnelles pourront être transmises aux destinataires suivants :
- Les salariés en charge de la gestion des candidatures, du suivi des intervenants, de la paye, et des déclarations auprès des autorités administratives habilitées, de la prospection, de la relation commerciale avec les clients et des opérations marketing,
- Les prestataires pour la réalisation de ses services dans le cadre des finalités mentionnées ci-avant comme pour la gestion opérations comptables et des transactions bancaires, le traitement des avis clients ou pour des opérations marketing,
- Les autorités administratives, fiscales et judiciaires légalement habilitées.
7 - Droits
Ô Côté des Parents a mis en place des dispositifs de protection des données personnelles adaptés pour veiller à ce que les données personnelles soient utilisées conformément aux finalités décrites ci-dessus et pour assurer leur exactitude et leur mise à jour.
- Droit d’obtenir la communication des données personnelles conservées ou non par Ô Côté des Parents,
- Droit d’accéder aux données personnelles, à leurs finalités, leurs destinataires, leur durée de conservation,
- Droit de solliciter la rectification, la mise à jour, la limitation, ou la suppression des données personnelles.
- Droit de s’opposer à un traitement spécifique des données personnelles.
- Droit à la portabilité des données,
- Droit d’être tenu informé des garanties appropriées prévues si des données personnelles sont transférées vers un pays tiers en dehors de l’Union Européenne,
- Droit d’obtenir une copie sous format papier ou électronique des données personnelles traitées par Ô Côté des Parents par l’un des sous-traitant,
- Droit de confier des instructions relatives aux données personnelles après décès,
- Droit de retrait du consentement à tout moment,
- Droit de connaître les conséquences d’un refus de collecte de données personnelles
- Droit de ne pas faire l’objet d’une décision automatisée,
- Droit d’exiger que les mesures de sécurité nécessaires soient prises pour la conservation des données personnelles,
- Exercice des droits en contactant le resposanble de traitement de Ô Côté des Parents, avec justificatif d’identité :
- Par courrier : Ô Côté des Parents – 8 rue louis courtois de viçose 31100 Toulouse
- Par mail : planning@ocotedesparents.fr
Ô Côté des Parents dispose d’un mois pour vous apporter réponse.
- Droit de déposer une réclamation auprès de la CNIL, 3 place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07.
- Droit de déposer une réclamation auprès d’une autorité de contrôle après constat d’une violation des données personnelles.
8 - Mesures prises pour la protection des données personnelles
Il est essentiel pour Ô Côté des Parents de veiller à la sécurité des données personnelles qui lui sont confiées. A cet effet, Ô Côté des Parents a pris les mesures suivantes :
- Sensibilisation des équipes à la protection des données personnelles,
- Rédaction de la Politique de Protection des Données Personnelles,
- Procédure de lanceur d’alerte interne
- Logiciels et applications utilisés, sécurisés en respect a la RGPD
- Information de la CNIL sous 72 heures de tout constat de violation des données.
9 - Modification de cette Politique de Protection des Données Personnelles
Ô Côté des Parents peut être amené modifier cette Politique de Protection des Données Personnelles afin de répondre aux exigences de la réglementation applicable.
Si des modifications importantes devaient être apportées, Ô Côté des Parents les indiquera clairement sur le site internet ou par d’autres moyens tels que par courrier électronique.